Visselblåsarfunktion
ICA Kvantum Tidaholm har en visselblåsarfunktion i Trust&heart. Denna är ett komplement till befintliga kanaler att meddela missförhållanden och oegentligheter.
I december 2021 trädde en ny lag i kraft – den så kallade visselblåsarlagen (SFS 2021:890). Lagen är en skärpning av tidigare lagstiftning på området. Syftet med lagen är att underlätta och uppmuntra till visselblåsning samt förstärka skyddet för visselblåsare.
Vad är visselblåsning?
Visselblåsning uppstår när arbetstagare i ett arbetsrelaterat sammanhang larmar om olika typer av missförhållanden i sin arbetsgivares verksamhet. Det kan handla om företeelser som är olagliga, oetiska eller direkt olämpliga.
De företeelser som rapporteras (visselblåses) av arbetstagaren ska vara av allmänt intresse. Det innebär att det ska finns ett större intresse än det egna, det vill säga ett så kallat allmänintresse.
Definition av missförhållanden
Med missförhållande menas varje form av allvarlig omständighet som kan ha en negativ inverkan på ICA Kvantum Tidaholm och/eller verksamheten eller arbetsmiljön för ICA Kvantum Tidaholms anställda eller någon annan allvarlig arbetsrelaterad omständighet som det kan finnas ett allmänintresse av att den kommer fram.
Missförhållanden inkluderar, men är inte begränsat till, faktiska eller misstänkta:
· överträdelser av lagar och föreskrifter (oavsett civilrättsliga eller straffrättsliga);
· överträdelser av ICA Kvantum Tidaholms policyer, instruktioner och riktlinjer;
· mutor och korruption;
· allvarlig risk för enskilda personers liv eller hälsa (såsom exempelvis miljöbrottslighet eller omfattande brister i säkerheten på en arbetsplats);
· allvarliga arbetsmiljöbrister (såsom systematisk mobbning, diskriminering eller trakasserier); och
· annat beteende som är oförenligt med ICA Kvantum Tidaholm kärnvärden.
Frågor som uteslutande påverkar förhållandet mellan en enskild och ICA Kvantum Tidaholm faller i allmänhet inte inom definitionen av missförhållanden. ICA Kvantum Tidaholm uppmuntrar i stället till att sådana frågor tas upp av enskilda med sin närmaste chef, chefens chef eller HR-avdelningen, beroende på omständigheterna.
Trygghet för visselblåsare
Regelverket förbjuder arbetsgivare att på något sätt bestraffa den som larmat. Exempel på sådana repressalier kan vara: mobbing, hot, avskedande, uppsägning, omplacering, utebliven löneökning, ryktesspridning och andra försök i syfte att skada och/eller påverka visselblåsaren. Arbetsgivaren kan bli skadeståndsskyldig om sådana åtgärder genomförs som resultat av visselblåsningen.
Vem kan visselblåsa?
Följande kategorier av personer uppmuntras till att rapportera om missförhållanden:
· Anställda (inklusive deltids- eller visstidsanställda)
· Inhyrd personal (såsom konsulter eller andra självständiga uppdragstagare)
· Personer som utför praktik eller volontärarbete
· Medlemmar i styrelsen
· Aktieägare
· Affärspartners (till exempel konsulter eller leverantörer). Kunder eller klienter ingår inte bland affärspartners och omfattas därmed inte av Visselblåsarlagen.
Visselblåsarfunktionen kan även användas av personer som ännu inte inlett ett arbetsrelaterat förhållande med ICA Kvantum Tidaholm under förutsättning att informationen om missförhållanden har förvärvats under rekryteringsprocessen eller genom andra förhandlingar inför ingående av avtal samt personer som tillhört någon av personkategorierna ovan och har fått del av eller inhämtat information om missförhållanden under tiden i verksamheten.
När du rapporterar om ett missförhållande ska du vid tidpunkten för rapporteringen ha skälig anledning att anta att informationen om missförhållandet är sann. Det krävs emellertid inte att du presenterar någon bevisning eller liknande. Så länge du handlar i god tro kommer du inte att möta några negativa konsekvenser, även om misstanken om ett missförhållande efter närmare utredning visar sig vara felaktig.
En visselblåsarfunktion ska inte användas för rapportering av personliga missförhållanden som endast påverkar den som rapporterar och dennes arbetssituation. Sådana missförhållanden hanteras internt och är inte är förenligt med kravet på ett allmänintresse.
Exempel på tillfällen då funktionen inte ska användas är:
· konflikter mellan den som rapporterar och en annan arbetstagare
· synpunkter på ledarskapet
· missnöje med lönesättning
Även om dessa konflikter och missnöjesyttringar är viktigt att hantera, är de i de flesta fall inte av allmänintresse och bör hanteras internt i respektive verksamhet.
Generella klagomål eller synpunkter på ICA Kvantum Tidaholm och dess verksamheter görs via kundkontakt.tidaholm@kvantum.ica.se, eller direkt till Kristin Teljer – HR, via e-post, kristin.teljer@kvantum.ica.se , telefon 0502/188 24.
Så visselblåser du
ICA Kvantum Tidaholm är måna om att missförhållanden eller oegentligheter som inträffat i organisationen och som kan skada verksamheten eller dess medarbetare uppmärksammas och utreds så tidigt som möjligt.
Vi har valt att alla anmälningar tas emot och utreds av den externa aktören Human&heart HR AB och deras visselblåsartjänst ”Trust&heart” för att säkerställa rättssäkerheten. Visselblåsarfunktionen används för att rapportera alla typer av missförhållanden eller oegentligheter av allmänintresse.
Efter att Human&heart gjort en första bedömning av ärendet kan även behöriga personer inom ICA Kvantum Tidaholm, i första hand Kristin Teljer - HR, ta del av uppgifterna som lämnats i syfte att bedöma om ytterligare utredning behövs.
En anmälan till visselblåsarfunktionen kan göras anonymt.
Du kan göra din anmälan på följande sätt:
· Digital anmälan via Trust&heart: Till anmälan https://visselblasning.trustheart.se/icakvantumtidaholm
· Anmälan via telefon: 08-82 40 00, öppet kl. 8-16
· Anmälan via brev: Trust&heart, Pelle Bergs backe 3c, 791 50 Falun
Du kan också träffa en utredare från Human&heart för att göra anmälan.
Läs igenom informationen om bland annat när och hur en anmälan görs, innan du gör din anmälan.
Att tänka på innan du anmäler
Du är skyddad mot repressalier enligt gällande rätt om du rapporterar in situationer där du har skälig anledning att anta att information om missförhållanden är sanningsenlig.
Du har rätt enligt lag att vara anonym både i relation till den som tar emot din visselblåsaranmälan och till din arbetsgivare. Samtidigt önskar vi att du vågar vara öppen med vem du är för att vi på bästa sätt ska kunna utreda vad som har inträffat.
Efter det att du lämnat in din rapport
När du lämnat in din rapport skapas ett ärendenummer och en handläggare tilldelas ditt ärende.
1. Det görs en intern jävskontroll för att säkerställa att ingen handläggare står i intressekonflikt till det som har rapporterats.
2. Du får ID och lösenord så att du kan följa ärendets status.
3. Du kommer att inom sju arbetsdagar få uppföljning av ärendets status. Du kan välja bort att få uppföljning i till exempel ärendebeskrivningen.
4. Handläggaren kan komma att vilja ha kontakt med dig. Ni kan ha kontakt utan att du röjer din identitet.
Om du valt att få uppföljning på ärendet kan du logga in med de uppgifter du får när du rapporterade om ett missförhållande. Du kan då fortsatt, om du så önskar, vara anonym gentemot handläggaren.
Om du valt att lämna kontaktuppgifter kan handläggaren komma att kontakta dig för att ställa eventuella frågor.
Åtgärder och konsekvenser av anmälan
Om det finns anledning att anta att missförhållanden eller andra allvarliga situationer inträffat, beslutas det om en utredning. Utredningen innebär att interna eller externa utredare fördjupar sig i anmälan.
Utredare hos Human&heart lämnar en rekommendation om fortsatt hantering till Kristin Teljer – HR, ansvarig för ICA Kvantum Tidaholms interna visselblåsargrupp där även PO Johansson – Säkerhetsansvarig och Sultan Kuci – Skyddsombud, ingår. ICA Kvantum Tidaholms interna visselblåsargrupp gör därefter en bedömning om ärendet ska utredas internt eller externt. Om någon av personerna i visselblåsargruppen omfattas av anmälan exkluderas denna från utredningen.
Oavsett vilken typ av utredning som görs är den som rapporterat om missförhållanden skyddad av sekretess, samt gentemot repressalier och hindrande åtgärder.
Om din rapport är uppsåtligt falsk
Om du rapporterar situationer som du vet inte har inträffat eller om du lämnar uppenbart vilseledande information har du inte skydd enligt gällande lagstiftning. Du får inte heller göra dig skyldig till brott när du rapporterar en situation.
Uppenbart falska eller vilseledande anmälningar kan komma att bli föremål för utredning.
Andra sätt att visselblåsa
Externa kanaler
Som ett alternativ till att använda den interna rapporteringsförfarande kan du även rapportera om missförhållanden direkt till särskilt utvalda svenska myndigheter (extern rapportering) utan risk för repressalier. Vilken myndighet du ska rapportera till beror på karaktären av det missförhållande som du rapporterar om. Rapporteringen ska göras med hjälp av etablerade rapporteringskanaler avsedda för rapportering om missförhållanden hos den relevanta myndigheten.
Så här behandlar vi dina personuppgifter
All behandling av personuppgifter inom ramen för ICA Kvantum Tidaholms visselblåsarsystem sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Behandlade personuppgifter raderas normalt inom två år efter att en utredning om ett rapporterat missförhållande avslutats.
Vid bedömning och utredning av anmälningar via visselblåsartjänsten behandlar vår samarbetspartner Human&heart personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig. Här kan du ta del av deras integritetspolicy.